Nel mondo della gestione progetti, due figure professionali svolgono ruoli fondamentali ma distinti: il Project Manager (PM) e il Project Management Office (PMO).

Conoscere le differenze tra questi ruoli è essenziale per chi opera in questo settore o per chi sta valutando quale percorso di carriera intraprendere.

Chi sono e cosa fanno i Project Manager (PM) e i Project Management Office (PMO)

Project Manager (PM)

Il Project Manager è il professionista responsabile della pianificazione, esecuzione e chiusura di un singolo progetto.

È una figura operativa che gestisce direttamente il team di progetto e si assicura che tutti gli obiettivi vengano raggiunti rispettando tempi, costi e qualità.

Un PM efficace deve:

• Definire gli obiettivi e i deliverable del progetto

• Pianificare le attività e assegnare le risorse

• Monitorare l’avanzamento e risolvere problemi

• Gestire la comunicazione con gli stakeholder

• Garantire che il progetto venga completato secondo le specifiche richieste

Il Project Manager lavora a stretto contatto con il team di progetto e si interfaccia direttamente con clienti e stakeholder.

È una figura dinamica che deve adattarsi rapidamente ai cambiamenti e trovare soluzioni creative per superare gli ostacoli. Puoi approfondire l’argomento in questa pagina.

 

Project Management Office (PMO)

Il PMO è una struttura organizzativa che standardizza i processi di governance relativi ai progetti e facilita la condivisione di risorse, metodologie, strumenti e tecniche all’interno dell’organizzazione.

A differenza del PM, che si concentra su un singolo progetto, il PMO ha una visione d’insieme del portafoglio progetti dell’azienda.

Le principali funzioni di un PMO includono:

• Sviluppare e implementare metodologie standard di project management

• Fornire supporto, formazione e mentoring ai Project Manager

• Monitorare le performance dell’intero portafoglio progetti

• Allineare i progetti agli obiettivi strategici dell’organizzazione

• Gestire la knowledge base aziendale relativa ai progetti

Il PMO funge da ponte tra la direzione strategica dell’organizzazione e l’esecuzione tattica dei singoli progetti, garantendo coerenza e allineamento.

 

Differenze operative

Le principali differenze operative tra PM e PMO si manifestano in:

• Il Project Manager gestisce un singolo progetto alla volta, mentre il PMO supervisiona contemporaneamente tutti i progetti dell’organizzazione.

• Il PM ha un focus sulla consegna operativa, mentre il PMO si concentra sulla standardizzazione e governance.

• Il PM prende decisioni tattiche e a breve termine, mentre il PMO prende decisioni strategiche con impatto a lungo termine.

• Il PM lavora direttamente con il team di progetto, mentre il PMO interagisce principalmente con i Project Manager e l’alta direzione.

• Infine, il PM risolve problemi specifici del progetto, mentre il PMO identifica problemi ricorrenti e sviluppa soluzioni sistemiche.

A livello operativo, il PM è “sul campo”, impegnato nella gestione quotidiana delle attività di progetto, mentre il PMO opera a un livello più alto, garantendo che tutti i progetti seguano standard coerenti e siano allineati agli obiettivi aziendali.

 

Uso degli strumenti operativi

Sia i Project Manager che i professionisti del Project Management Office fanno ampio uso di strumenti software specializzati per ottimizzare la gestione dei progetti. Questi strumenti sono essenziali per pianificare, monitorare e controllare efficacemente le attività progettuali, facilitando la collaborazione e migliorando la produttività del team.

Per supportare il loro lavoro quotidiano, molti professionisti si affidano a soluzioni professionali come TEMPLATE PRO o schemi pronti che forniscono risorse preziose per standardizzare i processi, migliorare la comunicazione e garantire una gestione dei progetti più efficiente e coerente.

 

Responsabilità di ciascun ruolo

Responsabilità del Project Manager

• Pianificare e definire lo scope del progetto

• Creare e gestire il piano di progetto dettagliato

• Gestire risorse, budget e tempistiche

• Identificare, analizzare e mitigare i rischi specifici del progetto

• Guidare il team di progetto e gestire le performance

• Comunicare regolarmente con gli stakeholder

• Garantire la qualità dei deliverable

• Gestire le modifiche allo scope del progetto

Responsabilità del PMO

• Definire e mantenere standard e metodologie di project management

• Sviluppare e implementare policy e procedure di governance

• Fornire strumenti e template standardizzati

• Monitorare e reportare sullo stato del portafoglio progetti

• Coordinare la comunicazione tra progetti e con la direzione

• Gestire le risorse condivise tra più progetti

• Identificare e sviluppare best practice

• Fornire formazione e supporto ai Project Manager

• Facilitare la condivisione delle conoscenze tra progetti

Mentre il PM è responsabile del successo di un singolo progetto, il PMO ha la responsabilità più ampia di garantire che tutti i progetti contribuiscano agli obiettivi strategici dell’organizzazione.

 

Differenze di approccio nella gestione dei progetti

L’approccio alla gestione dei progetti differisce significativamente tra PM e PMO:

Approccio del Project Manager

• Orientamento al dettaglio: Si immerge nei dettagli specifici del progetto

• Orizzonte temporale limitato: Focus sul ciclo di vita del progetto attuale

• Approccio tattico: Concentrato sull’esecuzione e sulle consegne

• Adattabilità: Adatta le metodologie alle esigenze specifiche del progetto

• Gestione del rischio specifica: Identifica e mitiga i rischi legati al singolo progetto

Approccio del PMO

• Visione d’insieme: Mantiene una prospettiva ampia su tutti i progetti

• Orizzonte temporale esteso: Pianificazione e visione a lungo termine

• Approccio strategico: Allineamento dei progetti agli obiettivi aziendali

• Standardizzazione: Creazione e applicazione di metodologie uniformi

• Gestione del rischio sistemica: Identifica pattern di rischio che attraversano i progetti

Queste differenze di approccio riflettono le diverse finalità dei due ruoli: il PM è orientato al risultato immediato, mentre il PMO alla creazione di valore sostenibile nel tempo attraverso la standardizzazione e il miglioramento continuo.

 

Differenze nei percorsi di carriera

I percorsi di carriera per PM e ruoli PMO seguono generalmente traiettorie diverse:

Percorso di carriera del Project Manager

1. Project Coordinator/Assistant: Supporto amministrativo ai Project Manager

2. Junior Project Manager: Gestione di progetti di piccola scala

3. Project Manager: Gestione autonoma di progetti di media complessità

4. Senior Project Manager: Gestione di progetti complessi o multiprogetti

5. Program Manager: Supervisione di programmi composti da più progetti correlati

6. Portfolio Manager: Gestione strategica di un portfolio di progetti/programmi

Percorso di carriera nel PMO

1. PMO Support/Analyst: Supporto alle attività del PMO

2. PMO Specialist: Focus su aspetti specifici (metodologie, reporting, ecc.)

3. PMO Manager: Supervisione dell’ufficio PMO

4. PMO Director: Direzione strategica del PMO a livello organizzativo

5. Chief Project Officer (CPO): Ruolo esecutivo con responsabilità su tutti i progetti

Molti professionisti iniziano come Project Manager e poi passano a ruoli nel PMO, portando con sé la preziosa esperienza sul campo.

Altri entrano direttamente in ruoli PMO dopo aver acquisito competenze in business analysis, pianificazione strategica o altre discipline correlate.

 

Quale ruolo scegliere: fattori da considerare

La scelta tra una carriera come Project Manager o nel PMO dipende da vari fattori personali e professionali:

Considerazioni sulle competenze

• Competenze tecniche vs strategiche: Se eccelli nelle competenze tecniche e di implementazione, potresti preferire il ruolo di PM. Se hai una propensione per il pensiero strategico e l’analisi, un ruolo nel PMO potrebbe essere più adatto.

• Leadership diretta vs influenza indiretta: I PM guidano direttamente i team, mentre il PMO esercita influenza principalmente attraverso standard e processi.

• Dettaglio vs visione d’insieme: Se preferisci immergerti nei dettagli, il ruolo di PM è ideale. Se preferisci mantenere una visione d’insieme, considera il PMO.

Considerazioni sulla personalità

• Orientamento all’azione vs alla pianificazione: I PM sono tipicamente orientati all’azione, mentre i ruoli PMO richiedono maggiore attenzione alla pianificazione e all’analisi.

• Varietà vs coerenza: I PM affrontano progetti diversi e sfide variegate. I ruoli PMO offrono maggiore coerenza nelle attività quotidiane.

• Tolleranza allo stress: I PM spesso lavorano sotto pressione con scadenze ravvicinate. I ruoli PMO, pur avendo le proprie pressioni, tendono ad avere un ritmo più costante.

Considerazioni sulla carriera

• Visibilità e riconoscimento: I PM spesso ricevono riconoscimento diretto per i successi dei progetti. I contributi del PMO possono essere meno visibili ma non meno importanti.

• Prospettive di carriera: Entrambi i percorsi offrono opportunità di crescita, ma in direzioni diverse. Il percorso PM può portare a ruoli di program e portfolio management, mentre il percorso PMO può condurre a posizioni di leadership strategica.

• Retribuzione: In generale, i ruoli senior nel PMO tendono ad avere retribuzioni leggermente più elevate rispetto ai PM di pari esperienza, riflettendo la natura più strategica del ruolo.

La scelta tra questi due percorsi professionali dovrebbe basarsi su un’attenta valutazione delle proprie competenze, preferenze personali e obiettivi di carriera.

Molti professionisti trovano valore nell’acquisire esperienza in entrambi i ruoli durante il proprio percorso professionale, sviluppando così una comprensione completa della gestione progetti sia a livello tattico che strategico.

Indipendentemente dal percorso scelto, l’investimento continuo nello sviluppo delle competenze e l’adattabilità ai cambiamenti del settore saranno fondamentali per una carriera di successo nella gestione progetti.

 

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